
MICROSOFT


INTRODUCCIÓN A EXCEL
¿Qué es Excel?
- Es relativamente fácil de aprender. Todos los programas de la Microsoft Office Suite, como Word, Excel y PowerPoint, operan de forma similar. Muchas de las habilidades que aprenda en un programa se pueden llevar a los otros.
- Permite que los datos se intercambien fácilmente entre los distintos programas de Office. Por ejemplo, puede crear un gráfico en Excel e insertarlo en un documento que haya escrito usando Word.
- Excel puede proporcionar impresiones con calidad de imprenta utilizando características como el revisor de ortografía y otras herramientas que mejoran su trabajo, y le proporcionan una apariencia profesional.
- Excel tiene una larga selección de funciones matemáticas, financieras, estadísticas y de base de datos. Incluye 14 tipos de gráficos básicos y cada uno de ellos tienen cuatro o más subtipos. También existen algunas herramientas para realizar pronósticos o análisis, y un asistente de funciones.
- Las hojas de cálculo se pueden agrupar en un solo archivo en lugar de archivos separados. En Excel, estos archivos se llaman libros. Dentro de un libro, hay varias formas de administrar las diversas hojas de cálculo, como cambiar el nombre de las pestañas de las hojas de cálculo.
- Excel utiliza la herramienta Autorrelleno para rellenar las celdas seleccionadas con los datos que siguen en la primera o las celdas seleccionadas. Por ejemplo, si selecciona cuatro celdas y la primera celda contiene Trim 1, Autorrelleno llena las siguientes tres celdas con Trim 2, Trim 3 y Trim 4.
- De forma predeterminada, las modificaciones ocurren directamente en la celda. Esto incluye dar formato a partes del texto y realizar cambios de fuente. De forma alterna, también puede realizar ediciones en la Barra de fórmulas.
Iniciar Excel

Ver la pantalla
Cuando se inicia Excel, se abre un Nuevo libro y la pantalla se muestra como lo siguiente:

La información en pantalla ayuda a identificar los botones o elementos en las pestañas de la Cinta de opciones y la pantalla. Para ver la información en pantalla, coloque el cursor del ratón en un elemento. Un cuadro con texto muestra el nombre del botón junto con una descripción de este elemento. Para algunos elementos, también puede aparecer un método abreviado de teclado como alternativa para activar esta herramienta.

Muchos grupos de la Cinta de opciones también tienen un botón iniciador de cuadro de diálogo. Coloque el cursor del ratón sobre este y la información en pantalla mostrará un resumen sobre su funcionamiento, como se muestra en este ejemplo:

Una variedad de elementos que aparecen en esta sección se pueden configurar para mostrarse u ocultarse, según lo prefiera. En la mayoría de los casos, puede cambiar sus opciones de visualización haciendo clic en la pestaña Archivo, luego en Opciones y posteriormente en las categorías General o Avanzadas.
Comprender la terminología básica
Símbolos del ratón

Usar la Barra de herramientas de acceso rápido

Utilizar la Cinta de opciones





- apunte al botón en la parte superior derecha de la pantalla, luego haga clic en Mostrar pestañas, o
- haga clic derecho en cualquier lugar de la Cinta de opciones y luego haga clic en Contraer la cinta de opciones, o
- haga doble clic en cualquier pestaña de la Cinta de opciones, o
- presione CTRL+F1.
Utilizar el teclado


Identificar los símbolos en pantalla
Introducir datos en una hoja de cálculo
Tipos de datos
- Puede introducir o editar datos directamente en la celda activa donde aparece el puntero o puede hacerlo en la barra de fórmulas. El último método es especialmente útil para entradas de datos muy extensas. En cualquier caso, los datos se muestran en ambos lugares.
-
Las entradas de texto pueden ser de hasta 32,767 caracteres, aunque se visualiza un máximo de 255 caracteres. Si la entrada de texto es más larga que el ancho de la celda, esta se desbordará de la columna hacia la derecha después de presionar Intro, siempre y cuando no exista nada en esas celdas contiguas. Cualquier valor introducido en la celda de la derecha truncará la vista del texto desbordado. Para entradas largas, el texto completo se almacenará en la celda, pero solo la porción que se ajuste al espacio disponible será visible. Por defecto, Excel alinea los datos de texto del lado izquierdo de la celda. Puede cambiar fácilmente la apariencia y la alineación de una entrada de texto.
Introducir números
Introducir fechas y horas
- Si introduce un valor de fecha completo incluyendo los valores de día, mes y año, el valor de la fecha se visualizará como ddmm-aaaa de forma predeterminada.
- El valor de fecha no tiene que ser el día, mes y año completo. Puede solo ser día y mes (el formato es dd-mm) o el mes y el año solamente (el formato es mm-aa).
- Si introduce solamente el nombre de un mes, Excel lo tratará como un valor de texto. Si solo ingresa un valor de un día o un año, Excel lo tratará como un valor numérico. En esos casos, Excel no reconocerá que intenta introducir una parte de un valor de fecha.
- Cuando introduce una fecha, Excel intenta interpretar lo que haya ingresado. Por ejemplo, los siguientes son valores aceptables de fechas:
- Si introduce la fecha usando solamente valores numéricos (por ejemplo, 09/15/16 como se mostró anteriormente), la secuencia de valores debe coincidir con la secuencia de datos especificada en el Panel de control de Windows, Configuración de región e idioma. Para Estados Unidos, la secuencia de fecha normal es mes/día/año. Para Canadá y el Reino Unido, la secuencia es día/mes/año. Si Excel no puede interpretar el valor de la fecha, aparecerá como una etiqueta de texto (alineada a la izquierda en la celda).
Desplazarse por la hoja de cálculo
Trabajar con libros
Guardar libros
- Los nombres de los libros siguen las mismas reglas básicas para asignar nombres a los archivos en Windows: un máximo de 255 caracteres (incluyendo la unidad y la ruta de la carpeta) y ninguno de estos caracteres: / \ : * ? “ < >|
- Los nombres de los archivos deben ser descriptivos de forma que pueda identificar el contenido rápidamente.
- Excel asigna automáticamente una extensión o tipo de archivo .xlsx al final del nombre del archivo, de forma que no necesita hacerlo. Solo tiene que teclear el nombre del libro.
- Los archivos se pueden guardar con dos tipos diferentes de comandos:
-
Use Guardar como para guardar un nuevo documento o para guardar un documento existente con un nuevo nombre y nueva ubicación.
-
Use Guardar para guardar cambios en el libro activo, pero conservando el nombre existente y en su misma ubicación.

-
Cuando el nombre del archivo aparece en el cuadro de diálogo Guardar como con el texto seleccionado, comience tecleando el nuevo nombre del archivo para este libro. Use las teclas de las flechas de dirección para desplazarse por el nombre del archivo existente o agregue o elimine texto al nombre del archivo.
-
Para guardar un libro como un tipo diferente de archivo, por ejemplo, como una versión anterior de Excel, utilice el campo Tipo en el cuadro de diálogo Guardar como para buscar el formato de archivo que necesite.
-
De manera predeterminada, Windows establece la biblioteca de Documentos para almacenar los archivos. Excel se basa en esto, pero no está restringido solamente a esta carpeta. Puede:
-
Crear sus propias carpetas para organizar sus archivos haciendo clic en Nueva carpeta en la barra de comandos del cuadro de diálogo Guardar como.
-
Guardar en cualquier ubicación a la que pueda acceder (disco duro, unidad removible, unidad flash, unidad de red).
- haga clic en Archivo y luego en Guardar, o
- en la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar, o
- presione CTRL+G.
Crear un nuevo libro
- para crear un nuevo documento en blanco, haga clic en Archivo, después haga clic en Nuevo, y luego haga clic en Libro en blanco, o
- presione CTRL+U.

Cambiar entre libros
-
en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar ventanas, o

- haga flotar el cursor del ratón sobre el botón de Excel en la barra de tareas para obtener una vista previa de cada libro abierto, o

- presione CTRL+TAB para saltar al siguiente libro abierto, o
- si los libros están minimizados como ventanas en la pantalla del Escritorio, haga clic en la barra de título del libro apropiado para llevarlo al frente.

Abrir un libro
- si Excel está abierto, haga clic en el libro deseado en la sección de Recientes (libros utilizados recientemente) en la pantalla de inicio de Excel o haga clic en Abrir otros libros, o
- haga clic derecho en el icono de Inicio rápido de Excel en la barra de tareas y seleccione el libro usado recientemente de la lista Recientes, o
- con un libro actualmente abierto, haga clic en Archivo, clic en Abrir y luego haga clic en el archivo desde la lista de Recientes, o
-
haga clic en Archivo, clic en Abrir, luego haga clic en Este equipo y utilice esta pantalla Abrir como un Explorador de archivos simplificado para navegar por su equipo, luego haga clic en el libro para abrirlo, o

-
haga clic en Archivo, clic en Abrir, luego clic en Examinar para ver el cuadro de diálogo Abrir.

-
haga doble clic sobre nombre del archivo, o
-
haga clic en el nombre del archivo para seleccionarlo y luego haga clic en Abrir o presione Intro.
Cerrar un libro
-
Haga clic en Archivo y luego en Cerrar, o
-
presione CTRL+R o CTRL+F4, o
-
haga clic en el botón Cerrar.
Nota: Ya que cada libro se está ejecutando en su propia ventana de aplicación de Excel, cerrar un libro no afectará a ningún otro libro abierto.
Si agrega o cambia algo en un documento nuevo o existente, el cual no se haya guardado, Excel le preguntará si desea guardar el libro antes de cerrarlo. Si el libro ha estado abierto por más de 10 minutos (este intervalo se puede modificar), aparecerá una nota adicional en el cuadro del mensaje para indicar que estará disponible aun si accidentalmente descarta el libro sin guardarlo.

Puede elegir cerrar el libro sin guardar los cambios.
Seleccionar celdas
- una sola celda, es decir, la celda activa,
- un solo rango, por ejemplo, una sección rectangular de una hoja de cálculo que contenga dos o más celdas,
- varios rangos de celdas.
CONSTRUIR DATOS DE CELDA
Modificar celdas y deshacer los cambios
- Ingrese un nuevo valor en la celda y presione Intro para remplazar el contenido original con el nuevo contenido. Este método es popular ya que no requiere de ninguna tecla o modo especial.
- Active el modo de edición de Excel presionando la tecla F2, luego utilice las teclas FLECHA IZQUIERDA, FLECHA DERECHA, RETROCESO, SUPRIMIR e INICIO para moverse dentro de la celda y realizar los cambios. Note que lo que teclee se agrega al contenido existente. También puede teclear sobre el contenido de la celda presionando INSERTAR mientras se encuentra en modo de edición. Es posible que necesite eliminar algún carácter restante del texto anterior.
- en la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer para revertir la última acción. Alternativamente, haga clic en la flecha al lado de Deshacer para ver el historial de los comandos usados más recientemente, o
- presione CTRL+Z para revertir la última acción. Cada vez que presione esta secuencia de teclas, deshará una acción anterior.
-
En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Rehacer para revertir el ultimo Deshacer. De otra manera, haga clic en la flecha abajo al lado de Rehacer para ver la lista de todas las acciones que se pueden revertir, o
-
presione CTRL+Y para rehacer la última acción. Cada vez que presione esta secuencia de teclas, rehará una acción anterior.
Cortar, copiar y pegar datos
- Puede copiar o mover cualquier tipo de datos, texto, números, fechas, fórmulas, objetos de dibujo y gráficos que haya colocado en una hoja de cálculo.
- Puede copiar un rango de celdas más de una vez. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar y haga clic en Pegar tantas veces como sea necesario en diferentes celdas.
- También puede cortar o copiar más de un rango de celdas y retener hasta 24 rangos de celdas a la vez en el Portapapeles. Luego podrá pegar cualquiera de estos rangos de celdas desde el Portapapeles en cualquier secuencia que desee.
- en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar, o
- presione CTRL+C, o
- haga clic derecho sobre el elemento y luego haga clic en Copiar.
- en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar, o
- presione CTRL+X, o
- haga clic derecho sobre el elemento y luego haga clic en Cortar.
- en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, o
- presione CTRL+V, o
- haga clic derecho en la celda destino y luego haga clic en Pegar.
Utilizar Pegado especial

Copiar y mover celdas usando el ratón
Insertar filas y columnas
-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar y haga clic en Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja, o
-
seleccione el encabezado de fila o columna donde la nueva fila o columna será insertada y luego presione CTRL++(Más) en el teclado numérico o en el teclado normal, o
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seleccione el encabezado de la fila o de la columna donde la nueva fila o columna será insertada y luego en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar, o
-
haga clic derecho en el encabezado de una fila o columna y haga clic en Insertar, o
-
haga clic derecho en una celda en la fila o columna donde la nueva fila o columna será insertada, haga clic en Insertar, seleccione Insertar toda una fila o Insertar toda una columna y haga clic en Aceptar.
Sea cuidadoso cuando utilice estos comandos, ya que afectan toda la hoja de cálculo y, por lo tanto, puede afectar áreas de la hoja de cálculo que no estén visibles en la pantalla.


Eliminar filas y columnas
-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Eliminar y luego haga clic en Eliminar filas de la hoja o Eliminar columnas de la hoja, o
-
seleccione el encabezado de la fila o columna de la fila o columna que será eliminada y luego presione CTRL+–(Menos) en el teclado numérico o en el teclado normal, o
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seleccione el encabezado de la fila o columna para la fila o columna que será eliminada y luego en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Eliminar, o
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haga doble clic en una celda en la fila o columna que será eliminada, haga clic en Eliminar y luego haga clic en Toda la fila o Toda la columna, o
-
haga clic derecho en el encabezado de una fila o columna y haga clic en Eliminar.
Puede eliminar más de una fila o columna a la vez. Las filas o columnas seleccionadas no tienen que estar una al lado de la otra.

Insertar y eliminar celdas
Ajustar las columnas y las filas
Cambiar el ancho de la columna
- Si introduce un valor numérico que es ligeramente más grande que el ancho de la columna actual, Excel automáticamente ampliará el ancho de la columna para mostrar el número con el formato de celda actual.
- Si introduce un valor numérico que es mucho más grande que el ancho de columna actual, Excel automáticamente cambia el formato de la celda a notación científica.
- Si reduce el ancho de una columna que ya contiene datos numéricos, tal vez Excel no pueda mostrar el número, en este caso, una serie de signos de número (######) se verá en las celdas afectadas. Excel volverá a mostrar el número cuando incremente el ancho de la columna para acomodarlo en su formato actual.
-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y haga clic en Ancho de columna, o
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coloque el cursor del ratón en la línea vertical a la derecha del encabezado de columna que será ajustada. Cuando el cursor cambie al símbolo arrastre hasta alcanzar el ancho apropiado, o
-
haga clic derecho sobre el encabezado de la columna que será ajustada y luego haga clic en Ancho de columna.
Ajustar el alto de fila
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en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y haga clic en Alto de fila, o
-
coloque el cursor del ratón en la parte inferior del encabezado de la fila que será ajustada. El cursor cambiará al símbolo hacia el nuevo alto deseado, o y entonces podrá arrastrar
-
haga clic derecho sobre el encabezado de la fila que será ajustada y luego haga clic en Alto de fila.
Utilizar Autoajustar
- en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y haga clic en Autoajustar ancho de columna, o
- utilice el ratón para hacer doble clic en la línea vertical a la derecha del encabezado de la columna que desea ajustar. El cursor cambiará a (flecha de doble punta).
-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego haga clic en Autoajustar algo de la fila, o
-
use el ratón para hacer doble clic en la parte inferior del encabezado de la fila que será ajustada.
Ocultar y mostrar filas y columnas
- Puede estar imprimiendo una hoja de cálculo con más columnas o filas de lo que permite el ancho de la página. Si imprime todos los datos, tendría que dividirla en varias páginas o reducir la escala y, por lo tanto, reducir la legibilidad de los datos.
- Las columnas o filas pueden contener fórmulas utilizadas solamente para cálculos intermedios. En algunos casos, puede estar desarrollando cálculos complejos que no se pueden realizar en una sola formula o puede desear ver cómo Excel está calculando los datos a través de varias celdas que contienen fórmulas más simples.
- Tal vez desee evitar que otros usuarios vean esas filas o columnas ocultas o las fórmulas usadas en estas celdas ocultas. Note que tendrá que evitar que los usuarios muestren los datos activando la herramienta de protección del libro.
- en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, clic en Ocultar y mostrar y luego Ocultar columnas u Ocultar filas, o
- haga clic derecho sobre las filas o columnas seleccionadas y luego haga clic en Mostrar, o
- arrastre el borde derecho de la columna a la izquierda o el borde inferior de la fila hacia arriba hasta que estén ocultas
-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, haga clic en Ocultar y mostrar y luego en Mostrar columnas o Mostrar filas, o
-
haga clic derecho sobre la división del encabezado de doble línea que indica las filas o columnas ocultas y luego haga clic en Mostrar, o
-
arrastre el borde derecho de la columna oculta hacia la derecha o el borde inferior de la fila oculta hacia abajo hasta que alcance el ancho o alto deseado.
Usar Autorrelleno y Relleno rápido
Administrar Hojas de cálculo

Cambiar el nombre de las hojas de cálculo
-
haga doble clic en la etiqueta de la hoja para ponerla en modo de edición para cambiar el nombre, o
-
haga clic derecho en la etiqueta de la hoja y haga clic en Cambiar nombre, o
-
haga clic en la etiqueta de la hoja, luego en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, haga clic en Cambiar el nombre de la hoja.
Insertar o eliminar hojas de cálculo
-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar y haga clic en Insertar hoja, o
-
haga clic en el botón Hoja nueva, o
-
haga clic derecho en la etiqueta de hoja donde la hoja de cálculo será insertada y haga clic en Insertar. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la plantilla Hoja de cálculo y luego haga clic en Aceptar.

-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Eliminar y luego haga clic en Eliminar hoja, o
-
haga clic derecho en la etiqueta de la hoja que desea eliminar y haga clic en Eliminar.
Mover o copiar hojas de cálculo
- haga clic derecho en la etiqueta de la hoja que será movida o copiada y haga clic en Mover o Copiar, o
- para moverse rápido a una hoja de cálculo, haga clic en la etiqueta de la hoja para la hoja que será movida y luego arrastre la etiqueta de la hoja a la nueva ubicación, o
- para copiar rápidamente una hoja de cálculo, haga clic en la etiqueta de la hoja para la hoja que será copiada, presione CTRL y luego arrastre la etiqueta de la hoja a la nueva ubicación.
Ocultar o mostrar hojas de cálculo

Agregar color a las etiquetas de las hojas de cálculo
-
en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y clic en Color de etiqueta, o
-
haga clic derecho en la etiqueta de la hoja de cálculo y haga clic en Color de etiqueta.
