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    MICROSOFT

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    INTRODUCCIÓN A EXCEL

    ¿Qué es Excel?

    Excel es un programa de hoja de cálculo electrónica desarrollado por Microsoft, originalmente para el entorno de Windows, pero ahora está disponible para la Apple Mac o cualquier otro equipo con un navegador web. Es una herramienta poderosa para analizar y presentar información. Excel actualmente incluye tres programas en uno:
     
    Hoja de cálculo: Ingrese y analice datos numéricos en aplicaciones para pronósticos financieros y problemas estadísticos. Excel realiza cálculos matemáticos tan rápidamente que pareciera que se muestran de forma simultánea. Excel usa el término Hoja de cálculo en lugar de hoja de trabajo.
     
    Gráficos: Cree gráficos para representar datos numéricos.
    Base de datos: Compile y ordene listas de datos.
     
    Algunas ventajas de Excel son:
    • Es relativamente fácil de aprender. Todos los programas de la Microsoft Office Suite, como Word, Excel y PowerPoint, operan de forma similar. Muchas de las habilidades que aprenda en un programa se pueden llevar a los otros.
    • Permite que los datos se intercambien fácilmente entre los distintos programas de Office. Por ejemplo, puede crear un gráfico en Excel e insertarlo en un documento que haya escrito usando Word.
    • Excel puede proporcionar impresiones con calidad de imprenta utilizando características como el revisor de ortografía y otras herramientas que mejoran su trabajo, y le proporcionan una apariencia profesional.
    • Excel tiene una larga selección de funciones matemáticas, financieras, estadísticas y de base de datos. Incluye 14 tipos de gráficos básicos y cada uno de ellos tienen cuatro o más subtipos. También existen algunas herramientas para realizar pronósticos o análisis, y un asistente de funciones.
    • Las hojas de cálculo se pueden agrupar en un solo archivo en lugar de archivos separados. En Excel, estos archivos se llaman libros. Dentro de un libro, hay varias formas de administrar las diversas hojas de cálculo, como cambiar el nombre de las pestañas de las hojas de cálculo.
    • Excel utiliza la herramienta Autorrelleno para rellenar las celdas seleccionadas con los datos que siguen en la primera o las celdas seleccionadas. Por ejemplo, si selecciona cuatro celdas y la primera celda contiene Trim 1, Autorrelleno llena las siguientes tres celdas con Trim 2, Trim 3 y Trim 4.
    • De forma predeterminada, las modificaciones ocurren directamente en la celda. Esto incluye dar formato a partes del texto y realizar cambios de fuente. De forma alterna, también puede realizar ediciones en la Barra de fórmulas.
    Aunque Excel es un programa muy extenso, es agradable de aprender y usar. La mayoría de las personas encuentra que le lleva menos tiempo del esperado volverse competentes y productivos con Excel. Para propósitos de este curso, se asume que está usando Excel en un equipo con Windows.

    Iniciar Excel

    En Windows 10, existen varias formas de iniciar el programa Excel:
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    Ver la pantalla

    Cuando se inicia Excel, se abre un Nuevo libro y la pantalla se muestra como lo siguiente:

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    A) Pestaña Archivo, B) Barra de herramientas de acceso rápido, C) Cinta de opciones, D) ¿Qué desea hacer?, E) Barra de título, F) Minimizar, G) Maximizar/Restaurar, H) Cerrar, I) Cuadro de nombres, J) Insertar función, K) Barra de fórmulas, L) Encabezados de columnas, M) Celdas activas, N) Encabezados de fila, Ñ) Barras de desplazamiento, O) Pestaña de hoja, P) Barra de estado, Q) Botones de vistas, R) Deslizador de zoom.
    Pestaña Archivo: Haga clic en esta pestaña para abrir la vista Backstage desde la cual puede seleccionar comandos para administrar archivos para crear, guardar, abrir, imprimir, exportar o modificar las opciones de Excel. Un panel a la izquierda muestra los comandos que las pestañas pueden incluir con un grupo de subcomandos para administrar el archivo.
     
    Barra de herramientas de acceso rápido: Ubicada encima de la Cinta de opciones, proporciona acceso rápido a los comandos más usados. Puede personalizar la barra de herramientas para que contenga los comandos que usa regularmente.
     
    Barra de título: Ubicada en la parte superior de la pantalla, la barra de título indica el contenido de la ventana (por ejemplo, Libro1, Presupuesto del departamento). También puede mostrar el texto [Modo de compatibilidad] si el libro que está usando se guardó para ser compatible con una versión anterior de Excel. Si está abierta más de una ventana en la pantalla, la que tenga una barra de título con más intensidad o color más oscuro es la ventana activa.
     
    Minimizar, Maximizar, Restaurar, Cerrar: Ubicados en la esquina superior derecha de la ventana, estos botones le permiten minimizar ( ) la ventana de la aplicación a un botón en la barra de tareas, maximizar ( ) el programa a pantalla completa, restaurar ( ) la ventana a su tamaño original o cerrar ( ) la ventana de la aplicación.
     
    Cinta de opciones: Una colección de pestañas (por ejemplo, Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página), que proporciona un acceso rápido a los comandos que necesita para terminar una tarea. Cada pestaña de la Cinta de opciones se relaciona con un tipo de actividad como insertar objetos en una hoja de cálculo o modificar el formato de los datos en una hoja de cálculo. En el ejemplo anterior, la pestaña Inicio está seleccionada y aparecen todos los iconos y opciones para esa pestaña en la Cinta de opciones.
     
    Grupos de la Cinta de opciones: Cada pestaña de la Cinta de opciones contiene grupos de comandos relacionados para modificar, dar formato o mejorar elementos en sus documentos. Algunos grupos tienen un botón iniciador de cuadro de diálogo en la parte inferior derecha, el cual abre un cuadro de diálogo o ventana con más comandos y opciones.
     
    Opciones de presentación de la cinta de opciones: Controla si se oculta o muestra la Cinta de opciones con las pestañas o con ambos, tanto pestañas como botones de comandos.
     
    Cuadro de nombres: Ubicado a la izquierda debajo de la Cinta de opciones, esta muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, si el Cuadro de nombres muestra A21, esto indica que A21 (la celda en la intersección de la columna A y la fila 21) es la celda activa. En el ejemplo de la página anterior, tres celdas están seleccionadas. La celda B6 es la celda superior más a la izquierda de ese rango y, por lo tanto, su dirección de celda aparece en el Cuadro de nombres para designar que es la celda activa.
     
    Insertar función: Esta herramienta abre un cuadro de diálogo para ayudarle a elegir e insertar una función.
     
    Barra de fórmulas: Ubicada a la derecha del Cuadro de nombres, la Barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa. Bajo ciertas circunstancias, la Barra de fórmulas se puede utilizar para hacer entradas en la hoja de cálculo.
    ¿Qué desea hacer?: Esto le permite introducir una descripción de lo que está buscando. A diferencia del asistente más sencillo en las versiones anteriores de Excel, la herramienta ¿Qué desea hacer? mostrará un menú personalizado de los comandos que está buscando. También puede utilizar la opción Búsqueda inteligente, la cual usará el panel de búsqueda de Microsoft Bing para buscar temas relacionados desde Internet y mostrarlos en un panel de tareas. La herramienta de ayuda tradicional también aparece en el menú. 
     
    Encabezados de columna: Letras secuenciales en la parte superior de cada columna que le permiten dar seguimiento a las columnas.
     
    Encabezados de fila: Números secuenciales del lado izquierdo de cada fila que le permiten dar seguimiento a las filas.
     
    Barra de estado: Muestra el modo de la celda actual, cálculos automáticos, los botones de Vista y el deslizador de Zoom. Puede personalizar la Barra de estado para ver bloqueos de teclado y otras herramientas.
     
    Botones de Vista: Estos botones cambian la apariencia en pantalla de la hoja de cálculo. Las vistas son Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.
     
    Deslizador de Zoom: Los botones a los lados del deslizador le permiten incrementar o disminuir el zoom en 10%, o puede arrastrar el botón del deslizador para elegir un porcentaje de zoom en particular. Excel muestra el porcentaje de zoom actual en el botón del nivel de Zoom, a la derecha de los botones de Vista. También puede hacer clic en este botón para establecer un porcentaje específico de Zoom.
     
    La captura de pantalla anterior muestra varias áreas frecuentemente utilizadas de la pantalla de Excel. Puesto que puede personalizar la apariencia de la pantalla, no siempre aparecen todos los elementos. Por ejemplo, algunas personas prefieren ver el libro como una ventana en la pantalla, mientras que otras prefieren maximizar el libro. También es posible cambiar el esquema general de colores para la ventana de Excel, así como también los componentes individuales dentro de cada hoja de cálculo.

    La información en pantalla ayuda a identificar los botones o elementos en las pestañas de la Cinta de opciones y la pantalla. Para ver la información en pantalla, coloque el cursor del ratón en un elemento. Un cuadro con texto muestra el nombre del botón junto con una descripción de este elemento. Para algunos elementos, también puede aparecer un método abreviado de teclado como alternativa para activar esta herramienta.

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    Muchos grupos de la Cinta de opciones también tienen un botón iniciador de cuadro de diálogo. Coloque el cursor del ratón sobre este y la información en pantalla mostrará un resumen sobre su funcionamiento, como se muestra en este ejemplo:

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    Una variedad de elementos que aparecen en esta sección se pueden configurar para mostrarse u ocultarse, según lo prefiera. En la mayoría de los casos, puede cambiar sus opciones de visualización haciendo clic en la pestaña Archivo, luego en Opciones y posteriormente en las categorías General o Avanzadas.

    Comprender la terminología básica

    Una hoja de cálculo es similar a una hoja de papel extremadamente grande dividida en filas y columnas. En Excel, las filas se enumeran de 1 a 1,048,576. Cada una de las 16,384 columnas se nombra con una combinación de letras iniciando de la A a la Z, de AA a ZZ, luego AAA a AZZ, hasta la columna XFD.
     
    Libro: Un archivo de Excel que contiene una o más hojas de cálculo (por ejemplo, Hoja1, Hoja2, Hoja3) se llama libro. Puede tener más de un libro abierto en cualquier momento, pero solo puede trabajar en uno de ellos a la vez. El libro que está actualmente abierto y encima de todos los demás, u otros programas de Windows se conoce como libro activo.
     
    Hoja de cálculo: Una hoja de cálculo es un arreglo bidimensional de celdas organizado en filas y columnas. Cuando usa un libro con varias hojas de cálculo, solo puede usar una hoja de cálculo a la vez. La hoja de cálculo que está mostrada actualmente se llama hoja de cálculo activa.
     
    Celda: Ubicada en la intersección de cada fila y columna, una celda contiene un solo valor, etiqueta o fórmula. También puede contener comentarios, formato y otros datos relacionados. La celda donde está ingresando datos o la ubicación actual del cursor se conoce como celda activa.
     
    Dirección de celda: Excel tiene más de 17,000 millones (x 109) de celdas disponibles por hoja de cálculo (1,048,576 filas x 16,384 columnas). Cada celda tiene su propia dirección distintiva (su punto de intersección de columna con fila) como por ejemplo B6 (columna B en la fila 6).
     
    Tamaño: Cuando la ventana de Excel no está maximizada, puede cambiar su tamaño y su relación de aspecto. Colocando el ratón sobre cualquiera de los cuatro bordes de la ventana, el puntero del ratón cambiará a una flecha con doble punta ( ). Entonces puede hacer clic y arrastrar el borde para cambiar el ancho o alto de la ventana. Si coloca el ratón sobre cualquiera de las cuatro esquinas de la ventana, observará una flecha con doble punta (por ejemplo, ambos bordes adyacentes al mismo tiempo.

    Símbolos del ratón

    Esta sección presenta algunos de los símbolos más comunes del ratón y sus propósitos:
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    Usar la Barra de herramientas de acceso rápido

    La Barra de herramientas de acceso rápido (también conocida como BHAR) está ubicada a la izquierda de la barra de título encima de la Cinta de opciones y contiene botones para comandos frecuentemente utilizados. Por defecto, esta barra de herramientas contiene los botones Guardar, Deshacer, Rehacer y Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
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    A) Guardar, B) Deshacer, C) Rehacer, D) Personalizar barra de acceso rápido

    Utilizar la Cinta de opciones

    La Cinta de opciones puede ayudarle a encontrar rápidamente los comandos que requiere para completar una tarea. Los comandos se agrupan en pestañas, y cada pestaña está relacionada con un tipo de actividad como insertar elementos, cambiar la vista y dar formato al texto en el documento. Puede personalizar la Cinta de opciones para mostrar los comandos que usa frecuentemente en un orden en particular, o para agregar o quitar comandos de una pestaña de la Cinta de opciones.
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    Para reducir el desorden en pantalla, aparecen pestañas contextuales solamente cuando son aplicables (por ejemplo, Herramientas de gráficos, Diseño, Agregar elemento de gráfico).
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    El botón activo es el que aparece con un color diferente o tiene un delineado alrededor. Muchas de estas se desactivan cuando hace clic en el mismo botón o hace clic en otra opción. Por ejemplo, el comando Negrita se puede aplicar al texto seleccionado haciendo clic en ese botón. Para desactivar el comando Negrita, haga clic en el mismo botón nuevamente. Si desea que el texto sea más grande, haga clic en la flecha desplegable del botón Tamaño de fuente y elija el tamaño requerido. Cuando necesite cambiar nuevamente el tamaño de la fuente, haga clic en la flecha desplegable de Tamaño de fuente y luego seleccione el nuevo tamaño.
     
    Cuando la Cinta de opciones muestra diferentes opciones (como en la lista de Estilos de gráfico en la imagen anterior), un elemento tiene un contorno a su alrededor para indicar que se encuentra activo. Para ver cómo se vería el texto con otro estilo, apunte el ratón en uno de los otros elementos. Excel mostrará una vista previa del efecto si este se selecciona.
     
    Cada pestaña en la Cinta de opciones contiene grupos con comandos similares. Por ejemplo, la pestaña Inicio tiene un grupo llamado Fuente que contiene botones para dar formato a los caracteres de texto y la pestaña Insertar contiene un grupo de distintos tipos de gráficos o ilustraciones que pueden ser insertados en una hoja de cálculo.
     
    Si un grupo muestra una herramienta con una barra de desplazamiento vertical, también tendrá un botón debajo del botón de desplazamiento, un triángulo con una barra arriba de él, en la cual puede hacer clic para ver la lista o galería completa para esa función.
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    Este es el botón Más y cuando es se presiona, muestra una galería con más opciones, como se observa a continuación. Cuando apunta el cursor del ratón sobre una opción, Excel muestra una Vista previa de cómo lucirá el elemento seleccionado si aplica esta herramienta. Puede desactivar esta herramienta en las opciones de Excel.
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    Haga clic en el botón Iniciador de cuadro de diálogo en la parte inferior derecha de un grupo para abrir el cuadro de diálogo correspondiente con más opciones para esta herramienta. En algunos casos, puede aparecer un panel de tareas del lado izquierdo o derecho de la pantalla en lugar de un cuadro de diálogo. El botón Iniciador de cuadro de diálogo muestra el nombre del cuadro de diálogo o la ventana del panel de tareas que aparece cuando es presionado.
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    Dentro del cuadro de diálogo, puede seleccionar elementos de las listas, usar la flecha de un cuadro de lista para ver más opciones de esa lista o hacer clic en un comando para activar o desactivar la herramienta. Puede inclusive acceder a una vista previa de los cambios.
     
    Un cuadro de diálogo muestra las distintas opciones que puede seleccionar para modificar una hoja de cálculo o a las celdas dentro de una hoja de cálculo. Una vez que hace clic en Aceptar para realizar el cambio, el cuadro de diálogo se cierra. Un panel de tareas es similar a un cuadro de diálogo ya que se utiliza para hacer modificaciones a secciones de la hoja de cálculo, excepto que permanece abierto hasta que lo cierra. Un ejemplo de un panel de tareas es el Portapapeles de Office, el cual recolecta y muestra los elementos seleccionados cuando se utiliza el comando Cortar o Copiar.
     
    Si desea mostrar más filas en la pantalla o no desea ver la Cinta de opciones, puede minimizarla. Para minimizar la Cinta de opciones, use uno de los siguientes métodos:
     
    • apunte al botón en la parte superior derecha de la pantalla, luego haga clic en Mostrar pestañas, o
    • haga clic derecho en cualquier lugar de la Cinta de opciones y luego haga clic en Contraer la cinta de opciones, o
    • haga doble clic en cualquier pestaña de la Cinta de opciones, o
    • presione CTRL+F1.

    Utilizar el teclado

    También puede acceder a los comandos en Excel utilizando el teclado. Algunos usuarios consideran que el teclado es el método más rápido para acceder a los comandos. También existe el beneficio de la congruencia entre programas de Windows, ya que muchos de los métodos abreviados de teclado son los mismos en todos los programas de Windows como por ejemplo al presionar CTRL+C para copiar, CTRL+G para guardar o CTRL+P para imprimir.
     
    Para acceder a la Cinta de opciones usando el teclado, presione ALT o F10 para mostrar los botones del teclado para los comandos en la Cinta de opciones.
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    Cuando presiona la tecla para la herramienta apropiada, Excel muestra el siguiente conjunto de teclas que puede usar para seleccionar un comando o herramienta. Por ejemplo, al presionar P aparecerá la pestaña Configurar página.
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    Si el comando de la Cinta de opciones muestra más opciones, entonces también puede seleccionarlas con las teclas correspondientes.

    Identificar los símbolos en pantalla

    Ocasionalmente, puede ver diferentes tipos de símbolos aparecer después de realizar una tarea o de activar un comando. Estos símbolos son señales visuales de Excel para ayudarle a identificar un estado en particular o reconocer qué otras opciones pueden estar disponibles.
     
    Algunos de esos símbolos son:
     
    Referencias circulares: El indicador circular aparece en la barra de estado si Excel encuentra una referencia circular en la hoja de cálculo actual. Una referencia circular ocurre cuando una fórmula en una celda hace referencia a otra celda, a su vez, esta hace referencia a la primera celda, ya sea directa o indirectamente a través de otras celdas. Excel mostrará la flecha azul de doble punta entre esas celdas en conflicto. Aprenderá más sobre las referencias de celdas más adelante en este curso.
     
    Opciones de Autorrelleno: Estas aparecen cuando utiliza la herramienta Autorrelleno para copiar datos o fórmulas en celdas contiguas. Excel le proporciona opciones para esta herramienta. Cuando apunta a este botón, aparece una flecha desplegable. Haga clic en la flecha para ver más opciones para este elemento.
     
    Opciones de pegado: Excel identifica cuando pega un elemento y proporciona otras opciones para la acción de pegado. Cuando apunta a este botón, aparece con una flecha desplegable. Haga clic en la flecha para ver más opciones para esta herramienta.

    Introducir datos en una hoja de cálculo

    Si diseña y construye de manera lógica una hoja de cálculo de Excel, esta será una herramienta muy poderosa. El bloque de construcción básico de toda hoja de cálculo es introducir datos en las celdas.

    Tipos de datos

    Puede realizar tres tipos principales de entradas cuando inserta datos en las celdas de una hoja de cálculo:
     
    Numéricos: Los datos numéricos forman el núcleo de todas las hojas de cálculo. Este tipo de datos consta de valores numéricos, fechas u horas que introduce directamente en una celda de una hoja de cálculo. Por defecto, los valores numéricos se alinean a la derecha en una celda.
     
    Texto: Los datos de texto consisten en caracteres alfabéticos y numéricos, y la mayoría de los símbolos imprimibles. Los datos de texto son generalmente etiquetas o títulos que se usan para describir y explicar los datos en celdas contiguas. El texto rara vez se incluye en cálculos, pero Excel cuenta con varias funciones para aplicarlas a los datos de texto. Si introduce un valor de texto que es más ancho que la celda, este fluirá en las celdas contiguas siempre y cuando esas celdas estén vacías. Por defecto, los datos de texto se alinean a la izquierda en una celda.
     
    Fórmulas: Las fórmulas, las cuales introduce en celdas individuales, están compuestas de valores, referencias de celda, operadores aritméticos y funciones especiales para calcular y ver resultados. Estos resultados entonces se vuelven parte de otras fórmulas ubicadas en otras celdas. La capacidad para usar fórmulas es lo que diferencia las hojas de cálculo del software procesador de textos, como Microsoft Word.
     
    Introducir texto
    Para introducir datos, mueva el puntero del ratón a la celda deseada, haga clic y teclee la entrada. Si comete un error al teclear mientras aún se encuentra introduciendo la información en una celda, presione la tecla Retroceso para borrar su error. Cuando haya terminado de introducir datos en una celda, presione la tecla Intro para mover el puntero de celda automáticamente a la siguiente celda de abajo. De forma alterna, use su ratón para hacer clic en otra celda (o presione la tecla flecha abajo), lo que equivale a almacenar los datos en esa celda y mover el puntero de celda a la nueva ubicación.
     
    La mejor forma de comenzar cualquier hoja de cálculo es ingresando títulos de columna y filas que identifiquen el propósito de los datos numéricos. Cuando introduce títulos para las hojas de cálculo, está creando un esquema de relaciones que posteriormente representará matemáticamente
     
    Cuando teclea información, note que Excel muestra el texto en dos lugares: 
    • Puede introducir o editar datos directamente en la celda activa donde aparece el puntero o puede hacerlo en la barra de fórmulas. El último método es especialmente útil para entradas de datos muy extensas. En cualquier caso, los datos se muestran en ambos lugares. 
    • Las entradas de texto pueden ser de hasta 32,767 caracteres, aunque se visualiza un máximo de 255 caracteres. Si la entrada de texto es más larga que el ancho de la celda, esta se desbordará de la columna hacia la derecha después de presionar Intro, siempre y cuando no exista nada en esas celdas contiguas. Cualquier valor introducido en la celda de la derecha truncará la vista del texto desbordado. Para entradas largas, el texto completo se almacenará en la celda, pero solo la porción que se ajuste al espacio disponible será visible. Por defecto, Excel alinea los datos de texto del lado izquierdo de la celda. Puede cambiar fácilmente la apariencia y la alineación de una entrada de texto.

    Introducir números

    Los números, como los que representan dólares o valores porcentuales, son constantes, es decir, no cambian. Son utilizados típicamente como parte de cálculos, con resultados que aparecen en otras partes del libro.
     
    De manera predeterminada, Excel alinea valores numéricos del lado derecho de una celda. Son mostrados sin comas a menos que las introduzca al mismo tiempo. Los ceros irrelevantes de la extrema izquierda o derecha no se muestran, aunque se ingresen al mismo tiempo, puede dar formato a los valores de su preferencia posteriormente.
     
    Si introduce un valor que contenga una mezcla de dígitos numéricos y alfabéticos (por ejemplo, T-1000), Excel trata a toda la entrada como texto y lo alinea a la izquierda de la celda.

    Introducir fechas y horas

    Excel también es capaz de manejar valores de fecha y hora. Cuando ingrese valores, note lo siguiente: 
    • Si introduce un valor de fecha completo incluyendo los valores de día, mes y año, el valor de la fecha se visualizará como ddmm-aaaa de forma predeterminada.
    • El valor de fecha no tiene que ser el día, mes y año completo. Puede solo ser día y mes (el formato es dd-mm) o el mes y el año solamente (el formato es mm-aa).
    • Si introduce solamente el nombre de un mes, Excel lo tratará como un valor de texto. Si solo ingresa un valor de un día o un año, Excel lo tratará como un valor numérico. En esos casos, Excel no reconocerá que intenta introducir una parte de un valor de fecha.
    • Cuando introduce una fecha, Excel intenta interpretar lo que haya ingresado. Por ejemplo, los siguientes son valores aceptables de fechas: 
    Septiembre 15, 2016 (debe incluir la coma seguida de un espacio)
    Sep 15, 16
    15-Sep-16
    09/15/16 (secuencia mes, día, año — vea la siguiente viñeta)
    9-15-16
    Sep 2016
    Sep 15 
    • Si introduce la fecha usando solamente valores numéricos (por ejemplo, 09/15/16 como se mostró anteriormente), la secuencia de valores debe coincidir con la secuencia de datos especificada en el Panel de control de Windows, Configuración de región e idioma. Para Estados Unidos, la secuencia de fecha normal es mes/día/año. Para Canadá y el Reino Unido, la secuencia es día/mes/año. Si Excel no puede interpretar el valor de la fecha, aparecerá como una etiqueta de texto (alineada a la izquierda en la celda). 
     
    Cuando introduce valores de tiempo, note lo siguiente:
     
    El tiempo debe constar de horas y minutos, como mínimo, en el formato de hh:mm. También puede agregar segundos y el indicador AM/PM. La alternativa para este último es usar el formato de 24 horas.
     
    Los siguientes son valores de tiempo aceptables:
     
    1:15 PM (asegúrese de agregar un espacio antes del indicador AM/PM)
    13:15
    13:15:01
    1:15:01 PM
    1:15

    Desplazarse por la hoja de cálculo

    Puede desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo muy rápidamente, ya sea con el teclado o con el ratón. Use uno de los siguientes métodos para hacerlo:
     
    Barras de desplazamiento: Haga clic en los botones de flecha en cualquier extremo de las barras de desplazamiento para moverse una fila o columna a la vez. Haga clic en el cuadro de desplazamiento (el tamaño variará dependiendo del porcentaje de Zoom) y arrástrelo para ver otra ubicación en la hoja de cálculo.
     
    FLECHA IZQUIERDA, DERECHA, ARRIBA, ABAJO: Presione una de las teclas direccionales para desplazarse una celda a la vez.
     
    INICIO: Presione esta tecla para desplazarse a la columna A en la fila actual.
     
    CTRL+INICIO: Presione esta combinación de teclas para moverse a la celda A1, sin importar en donde se encuentre en la hoja de cálculo.
     
    CTRL+FIN: Presione esta combinación de teclas para moverse a la última celda en la tabla de datos.
     
    CTRL+G / F5: Muestra el cuadro de diálogo Ir a, de forma que pueda desplazarse rápidamente a una referencia de celda, rango de nombres o libro o utilice el botón Especial para buscar tipos específicos de información (por ejemplo, Comentarios, Celdas en blanco).
    Trabajar con libros
    A medida que comienza a usar libros, necesita considerar cómo organizar sus archivos para después acceder a ellos de forma rápida y sencilla. Esto incluye algunas consideraciones cómo nombrar el archivo, dónde guardarlo, si necesita guardarse como un tipo de archivo específico y si desea agregar o cambiar las propiedades del archivo para que sea fácil de encontrar. El comando Guardar está ubicado en la vista Backstage mediante la pestaña Archivo.

    Trabajar con libros

    A medida que comienza a usar libros, necesita considerar cómo organizar sus archivos para después acceder a ellos de forma rápida y sencilla. Esto incluye algunas consideraciones cómo nombrar el archivo, dónde guardarlo, si necesita guardarse como un tipo de archivo específico y si desea agregar o cambiar las propiedades del archivo para que sea fácil de encontrar. El comando Guardar está ubicado en la vista Backstage mediante la pestaña Archivo.

    Guardar libros

    Para poder recuperar su trabajo más tarde, debe guardar su libro antes de salir de Excel o de apagar su equipo. El archivo guardado también proporciona una excelente opción para retroceder si intenta algo en su hoja de cálculo que no funciona como esperaba, y no es capaz o no desea emprender todos los pasos necesarios para corregir el problema.
     
    Cuando le asigna un nombre a un libro, tenga en cuenta lo siguiente:
     
    • Los nombres de los libros siguen las mismas reglas básicas para asignar nombres a los archivos en Windows: un máximo de 255 caracteres (incluyendo la unidad y la ruta de la carpeta) y ninguno de estos caracteres: / \ : * ? “ < >|
    • Los nombres de los archivos deben ser descriptivos de forma que pueda identificar el contenido rápidamente.
    • Excel asigna automáticamente una extensión o tipo de archivo .xlsx al final del nombre del archivo, de forma que no necesita hacerlo. Solo tiene que teclear el nombre del libro.
    • Los archivos se pueden guardar con dos tipos diferentes de comandos:
     
    • Use Guardar como para guardar un nuevo documento o para guardar un documento existente con un nuevo nombre y nueva ubicación.
    • Use Guardar para guardar cambios en el libro activo, pero conservando el nombre existente y en su misma ubicación.
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    • Cuando el nombre del archivo aparece en el cuadro de diálogo Guardar como con el texto seleccionado, comience tecleando el nuevo nombre del archivo para este libro. Use las teclas de las flechas de dirección para desplazarse por el nombre del archivo existente o agregue o elimine texto al nombre del archivo.
    • Para guardar un libro como un tipo diferente de archivo, por ejemplo, como una versión anterior de Excel, utilice el campo Tipo en el cuadro de diálogo Guardar como para buscar el formato de archivo que necesite.
    • De manera predeterminada, Windows establece la biblioteca de Documentos para almacenar los archivos. Excel se basa en esto, pero no está restringido solamente a esta carpeta. Puede:
    • Crear sus propias carpetas para organizar sus archivos haciendo clic en Nueva carpeta en la barra de comandos del cuadro de diálogo Guardar como.
    • Guardar en cualquier ubicación a la que pueda acceder (disco duro, unidad removible, unidad flash, unidad de red).
     
    Si no está seguro de haber guardado su archivo con anterioridad, observe el nombre del libro en la barra de título para ver si está el nombre predeterminado de Libro1 (o Libro x donde x es un número). También puede usar el comando Guardar como para asignar un nombre diferente al libro, de este modo se asegura de no sobrescribir accidentalmente el libro que vaya a guardar con el que tiene en la pantalla.
     
    Aunque el archivo ya existiera en una ubicación, puede guardar el mismo archivo en otra ubicación. Sea cuidadoso al tener archivos con el mismo nombre en diferentes ubicaciones, puede ser complicado determinar cuál es el más reciente o la versión válida para usar
     
    Para ver el tipo de archivo (la parte de la extensión del nombre del archivo), necesita activar esta opción utilizando el Explorador de archivos. Haga clic en Vista y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Extensiones de nombre de archivo para activarlo. Mostrar los tipos de archivos puede ser útil cuando se determina cuál archivo desea usar. Por ejemplo, dos archivos pueden tener el mismo nombre, pero las extensiones de los archivos muestran que uno está en formato .xlsx (Excel 2007 y posteriores) mientras que el otro está en formato .xls (Excel 2003 y anteriores).
     
    Para guardar los cambios realizados en el libro actual usando el mismo nombre de archivo, utilice uno de los siguientes métodos:
    • haga clic en Archivo y luego en Guardar, o
    • en la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar, o
    • presione CTRL+G.
     
    Puede utilizar Vistas en el cuadro de diálogo Guardar como para mostrar las carpetas y archivos de la forma que lo prefiera (por ejemplo, lista o mosaicos).

    Crear un nuevo libro

    Mientras utiliza un libro, también puede crear uno nuevo en cualquier momento. Puede tener más de un libro abierto en pantalla al mismo tiempo. Cada libro se crea en su propia ventana y cada ventana solo puede tener un libro. Además, la ventana de un libro se puede colocar en cualquier lugar del Escritorio, independientemente de cualquier otra ventana de libro que esté abierta al mismo tiempo.
     
    Cada vez que crea un libro nuevo en blanco en una sesión actual, Excel los enumera secuencialmente, iniciando con 1, como Libro#, con # representando el número de libros nuevos que ha creado hasta ese momento. La enumeración del documento iniciará en 1 nuevamente cuando inicie una nueva sesión de Excel.
     
    Para crear un nuevo libro en blanco, utilice uno de los siguientes métodos:
    • para crear un nuevo documento en blanco, haga clic en Archivo, después haga clic en Nuevo, y luego haga clic en Libro en blanco, o
    • presione CTRL+U.
     
     
    En lugar de empezar con un libro en blanco, puede crear uno utilizando una plantilla. Una plantilla es simplemente un libro prediseñado que ya puede contener datos, fórmulas y otros objetos, los cuales le ahorran tiempo y esfuerzo. Ejemplos de plantillas comunes son las facturas de venta, balances generales y calendarios de amortización de préstamos. Cuando utiliza la opción Nuevo para crear un nuevo libro, se le presentarán varias plantillas prediseñadas (además del libro en blanco) que puede comenzar a utilizar inmediatamente. También puede buscar plantillas adicionales en línea desde el sitio web de Microsoft Office.com mediante el cuadro de búsqueda de texto en la parte superior de la ventana. En realidad, todas estas plantillas se descargan desde el sitio web de Microsoft Office. La ventana Nuevo simplemente muestra algunos ejemplos que pueden ser de su interés
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    Para crear un nuevo libro desde una plantilla, haga clic en Archivo, clic en Nuevo, clic en una plantilla y luego haga clic en Crear

    Cambiar entre libros

    Cuando tiene varios libros abiertos en pantalla, puede cambiar entre libros rápida y fácilmente con uno de los siguientes métodos. 
    • en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar ventanas, o 
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    • haga flotar el cursor del ratón sobre el botón de Excel en la barra de tareas para obtener una vista previa de cada libro abierto, o
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    • presione CTRL+TAB para saltar al siguiente libro abierto, o
    • si los libros están minimizados como ventanas en la pantalla del Escritorio, haga clic en la barra de título del libro apropiado para llevarlo al frente.
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    Abrir un libro

    Si desea trabajar con un libro previamente creado y guardado, primero deberá abrirlo. Puede abrir tantos libros como necesite. El único límite es la cantidad de memoria disponible en su sistema para manejar varios libros.
     
    Si no recuerda el nombre o la ubicación del libro de Excel, utilice el Explorador de archivos para intentar buscarlo en el equipo o en la red. Alternativamente, Excel muestra una lista con los libros abiertos recientemente, la cual puede utilizar para ver si ese libro se usó recientemente.
     
    Utilice uno de los siguientes métodos para abrir un libro: 
    • si Excel está abierto, haga clic en el libro deseado en la sección de Recientes (libros utilizados recientemente) en la pantalla de inicio de Excel o haga clic en Abrir otros libros, o
    • haga clic derecho en el icono de Inicio rápido de Excel en la barra de tareas y seleccione el libro usado recientemente de la lista Recientes, o
    • con un libro actualmente abierto, haga clic en Archivo, clic en Abrir y luego haga clic en el archivo desde la lista de Recientes, o 
    A medida que abre libros, Excel muestra los archivos en el mismo orden en que los abrió, con el más reciente en la parte superior de la lista. Cuando alcanza el número máximo de archivos que se muestran en la lista, los más antiguos salen de esta. Puede hacer clic en el icono de alfiler a la derecha del nombre del archivo para que esté siempre disponible en la lista hasta que lo desancle. De manera predeterminada, puede ver una lista de hasta 50 libros recientes a la vez. Este número se puede personalizar. 
    • haga clic en Archivo, clic en Abrir, luego haga clic en Este equipo y utilice esta pantalla Abrir como un Explorador de archivos simplificado para navegar por su equipo, luego haga clic en el libro para abrirlo, o
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    • haga clic en Archivo, clic en Abrir, luego clic en Examinar para ver el cuadro de diálogo Abrir. 
    La pantalla Abrir en el Backstage muestra varias opciones para buscar sus libros, sus carpetas recientemente utilizadas, un vínculo a su servicio OneDrive, un vínculo a todos los archivos y carpetas en su equipo local y un botón Examinar para utilizar el cuadro de diálogo Abrir para buscar sus libros. También puede presionar CTRL+A para ver esta misma vista Backstage.
     
    El cuadro de diálogo Abrir se ve y funciona como el Explorador de archivos: el panel de navegación del lado izquierdo le permite saltar rápidamente a diferentes áreas de almacenamiento conectadas a su equipo, ya sea que se encuentren en sus unidades físicas locales, en unidades de almacenamiento en la red o remotamente en Internet. Si lo prefiere, puede presionar CTRL+F12 para ir directamente al cuadro de diálogo Abrir sin abrir la vista Backstage.
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    En el panel principal, puede navegar con el ratón o el teclado para ver los archivos o carpetas y luego utilizar uno de los siguientes métodos para abrir un documento:
    • haga doble clic sobre nombre del archivo, o
    • haga clic en el nombre del archivo para seleccionarlo y luego haga clic en Abrir o presione Intro.

    Cerrar un libro

    Una vez que haya terminado de crear o actualizar un libro, ciérrelo para limpiar la pantalla y liberar memoria del equipo. Esto garantiza que los datos de ese libro se guarden en el disco duro y lo protege de cambios no intencionales. Cerrar su libro se parece a cerrar un libro real y es similar a ponerlo de regreso en el estante antes de abrir otro.
    Puede usar uno de los siguientes métodos para cerrar un libro:
    • Haga clic en Archivo y luego en Cerrar, o
    • presione CTRL+R o CTRL+F4, o
    • haga clic en el botón Cerrar.

    Nota: Ya que cada libro se está ejecutando en su propia ventana de aplicación de Excel, cerrar un libro no afectará a ningún otro libro abierto. 

    Si agrega o cambia algo en un documento nuevo o existente, el cual no se haya guardado, Excel le preguntará si desea guardar el libro antes de cerrarlo. Si el libro ha estado abierto por más de 10 minutos (este intervalo se puede modificar), aparecerá una nota adicional en el cuadro del mensaje para indicar que estará disponible aun si accidentalmente descarta el libro sin guardarlo.

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    Puede elegir cerrar el libro sin guardar los cambios.

    Seleccionar celdas

    La capacidad de seleccionar un rango de celdas es algo fundamental en Excel. Antes de utilizar un comando o de emprender un procedimiento, debe indicar cuál parte de la hoja de cálculo desea afectar con el comando. La selección del rango es el medio para indicar esta área.
    La selección del rango puede ser tan pequeña como una sola celda o tan grande como toda la hoja de cálculo. Excel conserva la(s) celda(s) resaltada(s) hasta que cambie o quite la selección. Si hace clic o presiona una tecla de dirección, se quitará la selección.
    En una hoja de cálculo, puede seleccionar:
    • una sola celda, es decir, la celda activa,
    • un solo rango, por ejemplo, una sección rectangular de una hoja de cálculo que contenga dos o más celdas,
    • varios rangos de celdas.
     
    Excel muestra el rango seleccionado revirtiendo el color de las celdas. Dentro del rango seleccionado, una celda aparecerá de color normal. Esta es la celda activa del rango
     
    Puede usar el ratón para seleccionar diferentes rangos de la siguiente manera:
     
    Una sola celda: Haga clic en la celda.
    Extender la selección: Haga clic en la celda, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón, arrastre al final del rango deseado y luego libere el botón del ratón.
     
    Toda una fila: Haga clic en el encabezado de la fila.
     
    Toda una columna: Haga clic en el encabezado de la columna.
     
    Toda la hoja de cálculo: Haga clic en el botón Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (el triángulo a la izquierda de los encabezados de columna y arriba de los encabezados de fila).
     
    Hacer una selección: Haga clic en la celda al inicio del rango, luego apunte a la celda final en el rango y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la celda final del rango.
     
    Extender o encoger una selección: Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic adentro del rango previamente seleccionado o haga clic fuera del rango para extender la selección.
     
    Otras técnicas de selección incluyen:
    Columnas, filas o celdas no contiguas: Haga clic en la celda, columna o fila. Mueva el puntero a la siguiente celda, columna o fila, mantenga presionado CTRL y luego haga clic y arrastre.
     
    Extienda la selección de filas: Haga clic en el número de fila, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre.
     
    Extender la selección de columnas: Haga clic en la letra de la columna, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre.
     
    En algunos casos, puede desear utilizar el teclado para seleccionar celdas usando MAYÚS con las teclas de dirección. Generalmente tendrá un mejor control al seleccionar rangos grandes de celdas con el teclado, especialmente cuando tiene que desplazarse a otras partes de la hoja de cálculo al mismo tiempo. Observe que no puede seleccionar filas, columnas o celdas no contiguas usando solamente el teclado.

    CONSTRUIR DATOS DE CELDA

    Modificar celdas y deshacer los cambios

    Una vez que ha introducido sus datos en una hoja de cálculo, tal vez desee cambiar el orden o modificarlos para que se adapten a sus necesidades y preferencias. Si su “hoja de cálculo” fuera una hoja grande de papel, desperdiciaría mucho tiempo borrando Construir datos de celda y volviendo a escribir sus datos cada vez que sus requerimientos cambien. Con una hoja de cálculo electrónica, puede hacer cambios rápidamente en la pantalla y variar el orden de los datos.
     
    Existen dos formas de modificar una celda que contiene datos: 
    • Ingrese un nuevo valor en la celda y presione Intro para remplazar el contenido original con el nuevo contenido. Este método es popular ya que no requiere de ninguna tecla o modo especial.
    • Active el modo de edición de Excel presionando la tecla F2, luego utilice las teclas FLECHA IZQUIERDA, FLECHA DERECHA, RETROCESO, SUPRIMIR e INICIO para moverse dentro de la celda y realizar los cambios. Note que lo que teclee se agrega al contenido existente. También puede teclear sobre el contenido de la celda presionando INSERTAR mientras se encuentra en modo de edición. Es posible que necesite eliminar algún carácter restante del texto anterior. 
    Si se encuentra ingresando datos en una celda vacía (una celda que no tiene ningún valor), solo puede hacer correcciones presionando RETROCESO antes de presionar INTRO. Excel solo le permite usar las teclas de dirección del cursor cuando se encuentra en el modo de edición (F2).
     
    Excel tiene una función Deshacer que le permite deshacer comandos que se hayan ejecutado en su hoja de cálculo. Puede deshacer un máximo de 100 de los comandos usados más recientemente. Este historial está listado en orden inverso (la acción más reciente está colocada en la parte superior, seguido del siguiente más reciente) y se puede acceder haciendo clic en la flecha al lado del botón Deshacer. Esta lista permanece disponible, aunque guarde el libro, pero se perderá una vez que lo cierre. Para deshacer una acción, utilice uno de los siguientes métodos: 
    • en la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer para revertir la última acción. Alternativamente, haga clic en la flecha al lado de Deshacer para ver el historial de los comandos usados más recientemente, o
    • presione CTRL+Z para revertir la última acción. Cada vez que presione esta secuencia de teclas, deshará una acción anterior. 
    Algunas acciones no se pueden deshacer, específicamente las acciones del Backstage como guardar, abrir o imprimir un libro.
     
    Además de deshacer comandos, Excel le permite rehacerlos. Si revirtió un comando y luego inmediatamente desea restablecer lo que deshizo, puede rehacer el comando para regresarlo a su hoja de cálculo. La función Rehacer solamente está disponible si se han deshecho uno o más comandos.
     
    Para rehacer una acción, utilice uno de los siguientes métodos: 
    • En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Rehacer para revertir el ultimo Deshacer. De otra manera, haga clic en la flecha abajo al lado de Rehacer para ver la lista de todas las acciones que se pueden revertir, o
    • presione CTRL+Y para rehacer la última acción. Cada vez que presione esta secuencia de teclas, rehará una acción anterior.

    Cortar, copiar y pegar datos

    Excel le permite copiar o mover el contenido de las celdas y sus formatos para facilitar las tareas de edición, y simplificar el diseño de la hoja de cálculo. Existen diferencias muy significativas entre copiar el contenido de una celda y mover el contenido a una celda de otra hoja de cálculo.
     
    Puede mover el contenido de una celda o rango de celdas a una parte distinta de la hoja de cálculo, una parte diferente del libro o hasta otro libro. Hacer esto quita los valores de la ubicación original y los coloca en la nueva ubicación.
     
    Alternativamente, puede copiar el contenido de una celda y un rango de celdas a una ubicación diferente. Copiar, no afecta las celdas originales. Los datos originales se mantienen en sus celdas.
     
    Cortar: Marca el contenido de una celda o un rango de celdas para quitarlo, y coloca una copia en el Portapapeles.
     
    Copiar: Marca el contenido de una celda o rango de celdas para copiarlo, y coloca una copia en el Portapapeles.
     
    Pegar: Coloca el contenido de la celda o rango de celdas marcadas en una nueva ubicación de celda. Si la acción previa fue Cortar, entonces el contenido de la(s) celda(s) marcada(s) se elimina. Si la acción previa fue Copiar, las celdas marcadas permanecen sin cambios. Si la nueva ubicación ya contiene datos o formato, los datos pegados sobrescribirán los ya existentes.
     
    Pegado especial: Modifica los efectos de la opción de pegado (por ejemplo, puede pegar solamente el contenido o el formato); a diferencia del comando Pegar que no es selectivo y pega todas las características de las celdas originales.
     
    Cuando selecciona ya sea el comando Cortar o Copiar, aparece un marco (un rectángulo delineado con una línea punteada en movimiento) alrededor del rango de las celdas seleccionadas. Este marco identifica el rango de celdas que puede copiar a otra parte de la hoja de cálculo o hacia otra hoja de cálculo. Al mismo tiempo, el contenido de este rango de celdas también se copia en un Portapapeles interno, el cual se utiliza como área de almacenamiento temporal para permitir el subsecuente Construir datos de celda comando Pegar. Puede quitar el marco (cancelando la acción para copiar o mover) presionando ESC. También puede cancelar la acción de copiado o de mover tecleando nuevos datos en una celda. Cuando introduce nuevos datos, Excel interpreta que desea continuar el proceso de edición en su hoja de cálculo y de esa forma el marco desaparece. 
    • Puede copiar o mover cualquier tipo de datos, texto, números, fechas, fórmulas, objetos de dibujo y gráficos que haya colocado en una hoja de cálculo.
    • Puede copiar un rango de celdas más de una vez. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar y haga clic en Pegar tantas veces como sea necesario en diferentes celdas.
    • También puede cortar o copiar más de un rango de celdas y retener hasta 24 rangos de celdas a la vez en el Portapapeles. Luego podrá pegar cualquiera de estos rangos de celdas desde el Portapapeles en cualquier secuencia que desee. 
    Para copiar un elemento, selecciónelo y luego utilice uno de los siguientes métodos:
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar, o
    • presione CTRL+C, o
    • haga clic derecho sobre el elemento y luego haga clic en Copiar. 
    Para cortar o mover un elemento, selecciónelo y utilice uno de los siguientes métodos: 
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar, o
    • presione CTRL+X, o
    • haga clic derecho sobre el elemento y luego haga clic en Cortar. 
    Para pegar un elemento, desplácese a la celda donde desea pegarlo y luego utilice uno de los siguientes elementos: 
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, o
    • presione CTRL+V, o
    • haga clic derecho en la celda destino y luego haga clic en Pegar. 
    Se pueden agregar más datos en cualquier momento simplemente introduciéndolos en las filas en blanco de abajo o en las columnas en blanco a la derecha de los datos existentes. En muchos casos, no debería dejar ninguna fila o columna en blanco en sus datos si todos están relacionados entre sí. En algunos casos, puede utilizar filas y columnas en blanco para mejorar su legibilidad.

    Utilizar Pegado especial

    El comando Pegar estándar pegará las celdas que haya seleccionado con los comandos Cortar o Copiar en las celdas destino, incluyendo datos, fórmulas, formato y cualquier comentario. En algunos casos, tal vez no quiera pegar todo esto junto a la vez.
     
    El menú de Pegado especial le proporciona un rango completo de opciones disponibles para pegar el contenido de la celda seleccionada a un rango de celdas destino. Este menú le permite elegir entre pegar solo los valores de los datos, las fórmulas, formatos, comentarios o una combinación de estos.
     
    Para activar el comando Pegado especial, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha de Pegar, luego haga clic en Pegado especial.
     
    Pegar: Especifica cuáles componentes de datos en el Portapapeles se pegarán en las celdas destino. Por ejemplo, si se especifica Fórmulas, entonces solo las fórmulas se seleccionan y otros componentes como el formato de la celda no serán pegados. Si se selecciona Valores, entonces solo los datos se pegarán (si una celda contiene una fórmula, entonces se utiliza el resultado de la fórmula) y los otros componentes como el formato de celda no.
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    Operación: Especifica cómo se tratará cualquier dato en las celdas destino. Por ejemplo, si se selecciona Multiplicar, entonces cualquier dato existente se multiplicará con los datos pegados en las celdas destino.
     
    Saltar blancos: Si se selecciona, esto evitará sobrescribir cualquier dato existente en las celdas destino si no hay datos en el portapapeles para poner en esa celda.
     
    Transponer: Si está seleccionado, esto rotará los datos. Por lo tanto, los datos en el portapapeles enlistado en una columna ahora se enlistarán en una fila en las celdas destino. De forma similar, los datos enlistados en una fila lo harán en una columna.

    Copiar y mover celdas usando el ratón

    En lugar de cortar y pegar el contenido de las celdas, puede simplemente mover las celdas directamente a su nueva ubicación utilizando el método de arrastrar y soltar. Este procedimiento requiere del uso de un ratón. De la misma manera que con el método de cortar y pegar, las celdas destino perderán los datos y el formato existentes.
     
    También puede usar el método de arrastrar y soltar para copiar una celda o un rango de celdas manteniendo presionada la tecla CTRL. Utilizar el método de arrastrar y soltar no involucra ni al Portapapeles de Office ni al de Windows.

    Insertar filas y columnas

    Excel puede insertar nuevas filas y columnas, inclusive entre filas y columnas que contengan datos. Esta herramienta le permite agregar información a una hoja de cálculo creada con anterioridad, o separar partes de su hoja de cálculo con filas y columnas en blanco.
     
    Las columnas de la hoja de cálculo comienzan con A y terminan en la columna XFD (16,384 columnas). Para cada nueva columna insertada entre A y XFD, una columna en el extremo derecho de la hoja de cálculo se empuja y se elimina. De forma similar, las nuevas filas insertadas entre las filas 1 y 1,048,576 resultarán en la misma cantidad de filas que se empujan hacia el final de la hoja y se eliminan.
     
    Las nuevas filas o columnas se agregan en la posición de la celda actual. Es decir, las filas se insertan directamente arriba y las columnas se insertan a la izquierda de la celda que seleccionó antes de activar el comando Insertar. Si desea insertar una fila debajo de la celda activa, simplemente muévase una fila hacia abajo y luego utilice el comando Insertar. De forma similar, para insertar una columna a la derecha de la celda activa, cámbiese una columna a la derecha antes de utilizar el comando Insertar.
     
    Puede insertar una o más filas o columnas al mismo tiempo, seleccionando la cantidad de filas o columnas que desee agregar antes de utilizar el comando Insertar. Las filas o columnas no tienen que estar una al lado de la otra.
     
    Para insertar una fila o columna, utilice uno de los siguientes métodos: 
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar y haga clic en Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja, o
    • seleccione el encabezado de fila o columna donde la nueva fila o columna será insertada y luego presione CTRL++(Más) en el teclado numérico o en el teclado normal, o
    • seleccione el encabezado de la fila o de la columna donde la nueva fila o columna será insertada y luego en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar, o
    • haga clic derecho en el encabezado de una fila o columna y haga clic en Insertar, o
    • haga clic derecho en una celda en la fila o columna donde la nueva fila o columna será insertada, haga clic en Insertar, seleccione Insertar toda una fila o Insertar toda una columna y haga clic en Aceptar.

    Sea cuidadoso cuando utilice estos comandos, ya que afectan toda la hoja de cálculo y, por lo tanto, puede afectar áreas de la hoja de cálculo que no estén visibles en la pantalla.

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    Eliminar filas y columnas

    De la misma forma que Excel le permite insertar nuevas filas y columnas, también le permite eliminar filas y columnas innecesarias.
    Antes de eliminar filas o columnas, verifique que estas no contengan datos importantes en otra parte de la hoja de cálculo que no estén visibles en la pantalla.
    Para eliminar una fila o columna, utilice uno de los siguientes métodos:
     
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Eliminar y luego haga clic en Eliminar filas de la hoja o Eliminar columnas de la hoja, o
    • seleccione el encabezado de la fila o columna de la fila o columna que será eliminada y luego presione CTRL+–(Menos) en el teclado numérico o en el teclado normal, o
    • seleccione el encabezado de la fila o columna para la fila o columna que será eliminada y luego en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Eliminar, o
    • haga doble clic en una celda en la fila o columna que será eliminada, haga clic en Eliminar y luego haga clic en Toda la fila o Toda la columna, o
    • haga clic derecho en el encabezado de una fila o columna y haga clic en Eliminar.

    Puede eliminar más de una fila o columna a la vez. Las filas o columnas seleccionadas no tienen que estar una al lado de la otra.

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    Insertar y eliminar celdas

    También puede elegir insertar o eliminar una o varias celdas. Cuando inserta nuevas celdas, Excel mueve las celdas existentes a la derecha o hacia abajo para hacer espacio para la(s) nueva(s) celda(s). Cuando elimina celdas existentes, Excel desplaza las celdas restantes de la derecha o abajo al lugar de las celdas eliminadas. Cuando elimina Construir datos de celda celdas, cualquier fórmula que haga referencia a las celdas eliminadas mostrará un error (las fórmulas se revisarán más a detalle posteriormente en este curso).
     
    Alternativamente, puede eliminar el contenido de una o más celdas simplemente presionando Eliminar. A diferencia de eliminar una celda, si utiliza Eliminar, dejará la estructura de la hoja de cálculo intacta y las fórmulas que hacen referencia a la celda asumirán que el valor de esta es cero.

    Ajustar las columnas y las filas

    Cuando trabaja con datos en Excel, es posible que quiera mejorar la legibilidad de sus hojas de cálculo ajustando el ancho de la columna y el alto de la fila para poder observar más o menos caracteres en esa columna o fila.

    Cambiar el ancho de la columna

    El ancho estándar de columna en una nueva hoja de cálculo puede no ser suficiente para acomodar algunas entradas que haga en las celdas. Si las celdas contiguas de la derecha están vacías, Excel mostrará el texto completo desbordándolo en esas celdas. Si las celdas contiguas tienen entradas, las etiquetas de texto aparecerán truncadas en el límite de la celda.
     
    Puede seleccionar entre cero y 255 para el ancho de su columna. Cuando cambia el ancho de una columna, el contenido almacenado de las celdas no cambia. Solo varía la cantidad de caracteres mostrados.
     
    Los números representan un problema especial cuando no haysuficiente espacio para ver el número completo. Excel no puede simplemente truncar números como lo hace con las etiquetas de texto. Si lo hace, el número sería erróneo. Por ejemplo, no desea que 1,000,000 se vea como 1,000 si no hay suficiente espacio para mostrar todo el número. Excel usa varias reglas para determinar la manera de mostrar un valor numérico en una celda:
     
    • Si introduce un valor numérico que es ligeramente más grande que el ancho de la columna actual, Excel automáticamente ampliará el ancho de la columna para mostrar el número con el formato de celda actual.
    • Si introduce un valor numérico que es mucho más grande que el ancho de columna actual, Excel automáticamente cambia el formato de la celda a notación científica.
    • Si reduce el ancho de una columna que ya contiene datos numéricos, tal vez Excel no pueda mostrar el número, en este caso, una serie de signos de número (######) se verá en las celdas afectadas. Excel volverá a mostrar el número cuando incremente el ancho de la columna para acomodarlo en su formato actual.
     
    Una forma rápida de comprobar el ancho de la columna es haciendo clic en la barra vertical entre los encabezados de columna. Excel muestra el ancho en una información en pantalla arriba y a la derecha del puntero del ratón. Para cambiar el ancho de una columna manualmente, utilice uno de los siguientes métodos:
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y haga clic en Ancho de columna, o
    • coloque el cursor del ratón en la línea vertical a la derecha del encabezado de columna que será ajustada. Cuando el cursor cambie al símbolo arrastre hasta alcanzar el ancho apropiado, o
    • haga clic derecho sobre el encabezado de la columna que será ajustada y luego haga clic en Ancho de columna.

    Ajustar el alto de fila

    De forma similar a los anchos de columna, el alto de una fila también se puede modificar. Esta posibilidad no se utiliza con tanta frecuencia como ajustar el ancho de las columnas, sin embargo habrá ocasiones en las que requiera puede anular la Construir datos de celda configuración predeterminada del alto de fila de Excel cuando vuelva a aplicar formato a los datos en las celdas.
     
    Para ajustar el alto de una fila, utilice uno de los siguientes métodos:
     
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y haga clic en Alto de fila, o
    • coloque el cursor del ratón en la parte inferior del encabezado de la fila que será ajustada. El cursor cambiará al símbolo hacia el nuevo alto deseado, o y entonces podrá arrastrar
    • haga clic derecho sobre el encabezado de la fila que será ajustada y luego haga clic en Alto de fila.

    Utilizar Autoajustar

    Autoajustar es una herramienta de Excel que le ahorra tiempo, ya que automáticamente ajustará el ancho de la columna por usted.
    Para ajustar el contenido al ancho de la columna automáticamente, utilice uno de los siguientes métodos:
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y haga clic en Autoajustar ancho de columna, o
    • utilice el ratón para hacer doble clic en la línea vertical a la derecha del encabezado de la columna que desea ajustar. El cursor cambiará a (flecha de doble punta). 
    Estos dos métodos pueden producir diferentes resultados. Cuando usa le herramienta Autoajustar desde la Cinta de opciones, Excel cambiará (ya sea ampliando o reduciendo) el ancho de la columna para mostrar completamente el contenido de las celdas seleccionadas. Cuando utiliza el método del ratón, Excel se ajustará automáticamente al ancho suficiente para adaptarse al valor más amplio en toda la columna.
     
    También puede seleccionar varias columnas y utilizar cualquiera de estos dos métodos. El resultado será el mismo que si aplica Autoajustar a cada una de las columnas.
     
    De forma similar, puede establecer el alto de la fila para ajustarlo al alto del contenido de la celda usando uno de los siguientes métodos:
     
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego haga clic en Autoajustar algo de la fila, o
    • use el ratón para hacer doble clic en la parte inferior del encabezado de la fila que será ajustada.

    Ocultar y mostrar filas y columnas

    En ocasiones, puede necesitar ocultar una o más filas o columnas en su hoja de cálculo. Es posible que desee hacerlo por diferentes razones. Por ejemplo: 
    • Puede estar imprimiendo una hoja de cálculo con más columnas o filas de lo que permite el ancho de la página. Si imprime todos los datos, tendría que dividirla en varias páginas o reducir la escala y, por lo tanto, reducir la legibilidad de los datos. 
    • Las columnas o filas pueden contener fórmulas utilizadas solamente para cálculos intermedios. En algunos casos, puede estar desarrollando cálculos complejos que no se pueden realizar en una sola formula o puede desear ver cómo Excel está calculando los datos a través de varias celdas que contienen fórmulas más simples. 
    • Tal vez desee evitar que otros usuarios vean esas filas o columnas ocultas o las fórmulas usadas en estas celdas ocultas. Note que tendrá que evitar que los usuarios muestren los datos activando la herramienta de protección del libro. 
    Puede identificar fácilmente las filas o columnas ocultas por los brincos en los encabezados de las filas o columnas. Además, las divisiones de los encabezados de las filas y columnas ocultas aparecerán como líneas dobles. Las filas y columnas permanecerán ocultas hasta que las muestre nuevamente. Excel continuará calculando correctamente cualquier fórmula en las celdas ocultas, o que se encuentren en celdas visibles y que hagan referencia a celdas ocultas.
     
    Las filas y columnas ocultas no serán visibles, aun si imprime la hoja de cálculo, hasta que las muestre nuevamente.
     
    Para ocultar una fila o columna, seleccione primero el encabezado de la fila o columna y luego utilice uno de los siguientes métodos: 
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, clic en Ocultar y mostrar y luego Ocultar columnas u Ocultar filas, o
    • haga clic derecho sobre las filas o columnas seleccionadas y luego haga clic en Mostrar, o
    • arrastre el borde derecho de la columna a la izquierda o el borde inferior de la fila hacia arriba hasta que estén ocultas 
    Para mostrar una fila o columna, seleccione los encabezados en ambos lados de las filas o columnas ocultas y luego utilice uno de los siguientes métodos: 
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, haga clic en Ocultar y mostrar y luego en Mostrar columnas o Mostrar filas, o
    • haga clic derecho sobre la división del encabezado de doble línea que indica las filas o columnas ocultas y luego haga clic en Mostrar, o
    • arrastre el borde derecho de la columna oculta hacia la derecha o el borde inferior de la fila oculta hacia abajo hasta que alcance el ancho o alto deseado.

    Usar Autorrelleno y Relleno rápido

    Introducir muchos datos en una hoja de cálculo puede ser un ejercicio agotador, lo cual puede llevar a cometer errores. Afortunadamente, Excel tiene dos herramientas que pueden ayudarle a reducir un poco la carga de trabajo, simplemente utilizando patrones de los datos que ya han sido ingresados en la hoja de cálculo.
     
    La herramienta de Autorrelleno es muy útil cuando ha introducido números o fechas en la primera o primeras dos celdas de su serie de datos, y ahora se dispone a introducir el resto de los datos en las siguientes celdas usando el mismo patrón secuencial. En lugar de continuar introduciendo manualmente el resto de los datos, Autorrelleno insertará los datos por usted. Simplemente seleccione las celdas que desea usar como patrón de datos y arrastre el controlador de Autorrelleno (el pequeño cuadro negro en la esquina inferior derecha del puntero de celda) a lo largo de las celdas destino. Cuando suelte el botón del ratón, las celdas se rellenarán con los nuevos datos. Por ejemplo, si sus celdas de origen contienen los valores 1 y 2, entonces la herramienta Autorrelleno continuará con los siguientes valores lógicos de 3, 4, seguidos por los números restantes para el resto de las celdas destino.
     
    La herramienta Autorrelleno hará su mejor esfuerzo para continuar el patrón que observe en las celdas de origen para rellenar las celdas destino, como agregar 1 o algún otro número para calcular el siguiente valor.
     
    Los datos de texto generalmente no se utilizan en patrones secuenciales (excepto en casos especiales como los nombres de los meses o días de la semana). Para este tipo de datos, Autorrelleno solo copiará los mismos valores en las celdas destino. Por ejemplo, si las celdas de origen contienen los valores Juan y José, entonces la herramienta Autorrelleno copiará a Juan y José en las celdas restantes.
     
    Autorrelleno no solo se utiliza para rellenar o copiar celdas con datos numéricos, de fecha y de texto, realmente la mayoría de las veces se utiliza para copiar fórmulas en celdas contiguas. Esto será demostrado en la próxima lección de este curso.
     
    La herramienta Relleno rápido es otra herramienta que le ahorrará trabajo ya que extraerá, combinará o secuenciará el contenido de una o más celdas para crear nuevos valores.
     
    Para utilizar esta herramienta, debe usar la columna a la derecha de la(s) columna(s) que desea que Relleno rápido obtenga sus datos. Las celdas destino también deben estar sin datos.

    Administrar Hojas de cálculo

    Por defecto, los libros nuevos se crean con una hoja de cálculo, lo cual es suficiente para la mayoría de los propósitos. Sin embargo, cada libro de Excel es capaz de tener varias hojas de cálculo. Cada una de ellas se pueden tratar como independientes entre sí, aunque típicamente, están relacionadas entre sí. Por ejemplo, una hoja de cálculo puede contener la lista de gastos de una empresa, otra hoja de cálculo puede englobar los ingresos de cada producto vendido y una tercera hoja de cálculo puede tener el resumen de ingresos y de gastos. Las fórmulas se pueden utilizar para hacer referencia a celdas de cualquier hoja de cálculo para unir datos en una sola hoja de cálculo y realizar cálculos.
     
    Puede cambiar el nombre de las hojas de cálculo, así como también agregar, eliminar, copiar o moverlas en un libro. Se puede desplazar de una hoja a otra usando las etiquetas de hoja de cálculo. Por defecto, la primera hoja de cálculo se llama Hoja1 y a cada nueva hoja de cálculo se le asigna el siguiente número. Por ejemplo, Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente.
     
    Para navegar entre las hojas de cálculo, utilice los botones de navegación de etiquetas en la parte inferior izquierda de cada ventana de un libro. Si su libro tiene muchas hojas de cálculo (por ejemplo, más de seis) o los nombres de las hojas de cálculo son muy largos, su pantalla puede no mostrar todas las etiquetas de las hojas de cálculo al mismo tiempo y algunas podrían quedar ocultas detrás de la barra de desplazamiento horizontal. Utilice estos botones para mostrar las etiquetas de hoja de trabajo escondidas a la izquierda o a la derecha. De otra manera, puede ver más etiquetas de hoja de cálculo ajustando la barra de desplazamiento horizontal.
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    A) Desplaza las etiquetas de las hojas a la izquierda, B) Desplaza las etiquetas de las hojas a la derecha, C) Muestra la hoja de cálculo anterior, D) Etiquetas de hoja, E) Muestra la siguiente hoja de cálculo, F) Nueva hoja, G) Redimensionar controlador

    Cambiar el nombre de las hojas de cálculo

    Que Excel use Hoja1, Hoja2, Hoja3 y nombres similares es útil para identificar las diferentes hojas cuando accede por primera vez a su libro. Sin embargo, no es muy descriptivo después haber introducido información en varias hojas de cálculo. Asignar nombres más descriptivos a las etiquetas hará más sencilla la navegación en sus hojas de cálculo, particularmente cuando haya usado varias hojas para introducir la información.
     
    Cuando cambia el nombre a sus hojas de cálculo, Excel ajustará el tamaño de las etiquetas de acuerdo a la cantidad de caracteres en el nombre. Aunque Excel permite hasta 31 caracteres por etiqueta, es mejor mantener los nombres de las etiquetas cortos. Si tiene varias hojas de cálculo con nombres largos, no podrá ver varias etiquetas de hoja de cálculo en la pantalla a la vez. Esto dificultará la navegación entre ellas.
     
    Para cambiar el nombre de una etiqueta de hoja de cálculo, utilice uno de los siguientes métodos: 
    • haga doble clic en la etiqueta de la hoja para ponerla en modo de edición para cambiar el nombre, o
    • haga clic derecho en la etiqueta de la hoja y haga clic en Cambiar nombre, o
    • haga clic en la etiqueta de la hoja, luego en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, haga clic en Cambiar el nombre de la hoja.

    Insertar o eliminar hojas de cálculo

    Cuando crea un libro nuevo, Excel incluye una hoja de cálculo de forma predeterminada. Puede agregar más hojas de cálculo a un libro en cualquier momento. No hay límite para el número de hojas de cálculo que puede agregar a un libro, excepto la cantidad de memoria disponible del equipo. A nivel práctico, debería evitar usar un solo libro para almacenar toda su información. El libro se haría muy pesado de administrar, tomaría mucho tiempo cargarlo y guardarlo, y consumiría demasiados recursos del equipo cuando estuviera abierto. En su lugar, coloque la información no relacionada (como la lista de empleados de la empresa) en un libro diferente al que contenga la lista de las oficinas de ventas.
     
    Si hay más etiquetas de hoja de cálculo de las que la barra de estado pueda mostrar a la vez, puede usar los botones de desplazamiento de las etiquetas para ver las otras etiquetas de la hoja de cálculo.
     
    Cuando ya no necesite hojas de cálculo, puede quitarlas del libro. Debería guardar su libro antes de eliminar una hoja de cálculo, ya que una vez eliminada, no se puede recuperar una hoja de cálculo con el comando Deshacer. También debería comprobar cada hoja de cálculo para saber si hay mensajes de error después de eliminar una hoja. Puede haber fórmulas en otras hojas de cálculo que dependan de los valores en la hoja de cálculo eliminada.
     
    Para insertar una nueva hoja de cálculo en blanco en un libro, utilice uno de los siguientes métodos:
     
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar y haga clic en Insertar hoja, o
    • haga clic en el botón Hoja nueva, o
    • haga clic derecho en la etiqueta de hoja donde la hoja de cálculo será insertada y haga clic en Insertar. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la plantilla Hoja de cálculo y luego haga clic en Aceptar.
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    Si utiliza el método del botón Hoja nueva, Excel agregará la nueva hoja de cálculo a la derecha de la hoja de cálculo activa. Si utiliza cualquiera de los otros dos métodos, Excel agregará la nueva hoja de cálculo a la izquierda de la hoja de cálculo activa. Para eliminar una hoja de cálculo, use uno de los siguientes métodos: 
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Eliminar y luego haga clic en Eliminar hoja, o
    • haga clic derecho en la etiqueta de la hoja que desea eliminar y haga clic en Eliminar.

    Mover o copiar hojas de cálculo

    En algunas ocasiones puede necesitar cambiar la secuencia en la cual aparecen las hojas de cálculo en un libro. Esta herramienta es útil para organizar libros con varias hojas de cálculo. Por ejemplo, agrupar hojas de cálculo relacionadas le permite moverse entre ellas sin tener que utilizar los botones de desplazamiento de las etiquetas.
     
    También es fácil obtener una copia exacta de una hoja de cálculo existente. Esta es una herramienta útil para crear diferentes casos cuando realiza un análisis de hipótesis. Después de copiar la hoja de cálculo, puede modificar los datos; entonces puede moverse entre las hojas para comparar los resultados de estas diferencias. Para mover o copiar una hoja de cálculo en un libro, utilice uno de los siguientes métodos:
     
    • haga clic derecho en la etiqueta de la hoja que será movida o copiada y haga clic en Mover o Copiar, o
    • para moverse rápido a una hoja de cálculo, haga clic en la etiqueta de la hoja para la hoja que será movida y luego arrastre la etiqueta de la hoja a la nueva ubicación, o
    • para copiar rápidamente una hoja de cálculo, haga clic en la etiqueta de la hoja para la hoja que será copiada, presione CTRL y luego arrastre la etiqueta de la hoja a la nueva ubicación.
     
    También puede mover o copiar una hoja de cálculo de un libro a otro arrastrando la etiqueta de la hoja de cálculo. Para hacer esto, coloque los dos libros uno junto al otro en el Escritorio de Windows, luego haga clic y arrastre la etiqueta de la hoja de cálculo de un libro al otro.

    Ocultar o mostrar hojas de cálculo

    De manera similar a ocultar y mostrar una columna o fila, también puede ocultar o mostrar una hoja de cálculo completa. La razón principal de hacerlo es para evitar que otros usuarios vean los datos o fórmulas utilizadas ahí.
     
    Puede ocultar tantas hojas de cálculo en un libro como desee, en cualquier secuencia. Sin embargo, debe tener al menos una hoja visible en un libro. Si necesita ocultar todas las hojas de cálculo, entonces es más probable que necesite proteger el libro.
     
    Cuando muestre las hojas de cálculo, se le presentará un cuadro de diálogo con todas las hojas de cálculo ocultas de este libro. Desde la lista, puede seleccionar las hojas de cálculo que desee mostrar.
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    Agregar color a las etiquetas de las hojas de cálculo

    Puede agregarle color a las etiquetas de las hojas de cálculo para que le sea más fácil identificarlas. El color seleccionado aparecerá como fondo en la etiqueta, de forma similar a un divisor de pestaña. Esto puede ser útil si, por ejemplo, está creando un presupuesto para varios departamentos en su empresa. Puede utilizar colores diferentes para cada departamento y luego aplicar este código de colores al presupuesto de cada etiqueta de las hojas de cálculo para los departamentos correspondientes.
     
    La única excepción es la hoja de cálculo activa: el color de la etiqueta se verá como un fondo sombreado degradado detrás del nombre de la hoja de cálculo. Esto le ayuda a identificar fácilmente cuál es la hoja de cálculo activa.
     
    De forma similar a los colores de fondo para las celdas de la hoja de cálculo, puede elegir de entre los colores estándar o de tema utilizando la paleta de colores. Para mostrarla, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y luego utilice uno de los siguientes métodos:
     
    • en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y clic en Color de etiqueta, o
    • haga clic derecho en la etiqueta de la hoja de cálculo y haga clic en Color de etiqueta.
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